La carta formal

Las cartas de carácter formal son un instrumento de comunicación ampliamente utilizado en diferentes campos y en ello radica la importancia de conocer las singularidades de esta herramienta y por eso mediante esta publicación, hablaremos de las singularidades que posee y te daremos todas las orientaciones pertinentes con ejemplos e incluso intentaremos proporcionarte algunos formatos editables por si fuere necesario.

¿Qué es una carta formal?

La carta formal es un instrumento de comunicación de alta jerarquía utilizado comúnmente en el ámbito organizacional (del campo profesional, comercial, académico, político y económico) que tiene como fin establecer un nexo de comunicación entre individuos u organizaciones por medio de la correspondencia escrita.

Estos documentos son absolutamente distintos a los relacionados con la estructura de las recomendaciones y solicitudes, utilizando en su haber un lenguaje completamente formal, tteniendo distinción al lado de diferentes escritos que se pueden elaborar con fines de correspondencia. Al igual que otras estructuras, las cartas de este tipo poseen un alto nivel de calidad de acuerdo a sus elementos y características.

Por esta razón, te exhibiremos las funciones y cómo reflejar una carta formal.

Funciones de la carta formal

El objetivo que se busca al elaborar una carta formal es, principalmente, establecer relaciones formales con departamentos comerciales, gubernamentales o no gubernamentales. Además de sus estructuras, en una carta de formalidad se tratan temas relacionados únicamente profesionales y no se utiliza un lenguaje coloquial, pues tanto el remitente como el destinatario solo poseen relaciones laborales nada personales.

No es necesario tener un repertorio bastante amplio sobre la escritura para redactar un documento de carácter formal. Sin embargo, lo que si es necesario es tener un conocimiento básico sobre la ortografía y redacción; saber escribir correctamente las palabras y separar los párrafos de acuerdo a su límite de líneas.

No sería ético redactar y remitir una carta con errores ortográficos ¿cierto? Por ello, es indispensable reseñar y entregar un documento impecable, con la finalidad de causar impresión.

Las cartas formales se pueden redactar en diferentes sistemas operativos, desde ordenadores hasta portátiles; tomando en consideración el auge de los aparatos electrónicos. El programa más adecuado y utilizado para ello es el Microsoft Word.

Es recomendable no utilizar mas de una tipografía en el documento, puesto que altera la calidad del mismo. Asimismo, se debe tener cuidado con el uso de la herramienta Negrita, Cursiva y Subrayada. De igual forma, el color no debe ser un alterno al protocolar negro.

Este tipo de documentos se presentan en físico, con medidas específicas como el formato carta y demás elementos que se mencionan más adelante.

Asimismo, cuando existe un acuerdo entre el redactor y el calificador, las cartas formales también pueden entregarse en formato digital, siendo útil en estos casos el correo electrónico.

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Elementos que conforman una carta formal

El orden de la carta de presentación formal no es siempre el mismo, pese a los diferentes modelos que se pueden hallar en la web, medios impresos e inclusive el formato protocolar de las empresas u organizaciones gubernamentales.

Si quieres ver con detalle cada una de las partes de la carta verlo en este enlace: partes de la carta formal

La variedad de los formatos puede variar conforme pasan los años y sugieren los expertos en el área de correspondencia, ortografía y redacción, fundamentos contables, áreas financieras, asuntos diplomáticos y demás aspectos referentes al contexto escrito.

Sin embargo, la estructura más conocida por el orden de sus elementos, y jerarquía respectiva, es la siguiente:

• El encabezado o saludo de la carta: es una sección donde se realiza el protocolar pero importante saludo de cordialidad. Asimismo, es un renglón donde se escribe el nombre de la persona natural o jurídica a la que se dirige la carta.

• El cuerpo o exposición: es el asunto o motivo por el que se redacta la carta. Es una sección donde se exponen los argumentos utilizando un lenguaje formal; expresando de esta forma respeto y cortesía hacia la persona que lee el documento.

• El cierre o despedida: la última sección del documento consiste en reseñar un párrafo donde se evidencie el interés y objetivo de la carta, despidiendo la formalidad por medio de una despedida cordial.

Sugerencias para escribir una carta formal

Existen diferentes tipos de cortesía validos en una carta o trámite formal. No obstante, te exhibiremos a continuación una serie de consejos para que puedas escribir una carta formal de la manera más correcta, eficiente e impecable posible:

• Utiliza membretes con la mejor descripción posible, bien sea que la carta será enviada por medio de un email o en físico.
• Procura no utilizar distintos tipos de tipografía en el documento. Ello desmejora la calidad de la escritura.
• Luego de realizar el saludo inicial, no olvides colocar dos puntos y seguido y no una coma al dirigirte al destinatario. Por ejemplo: es válido colocar “Estimado director:” y no “Estimado director,”.

• Elige las palabras adecuadas antes de redactar la carta.
• Procura no utilizar frases redundantes.
• Las frases deben ser concisas y precisas, utilizando de igual manera las pausas y puntos y aparte.
• Es indispensable utilizar de manera correcta la separación de los párrafos, pese a ser un documento con una página legible.
• Utiliza palabras formales pero conocidas para lograr un mejor entendimiento.
• Las peticiones deben ser claras y concisas. No olvides considerar que la persona encargada de leer el documento puede estar considerablemente ocupada.
• Escribe el archivo en el idioma requerido por parte del solicitante. Este consejo es aplicable cuando se establecen relaciones entre empresas o entes de un país extranjero. De cualquier modo, utiliza palabras de acuerdo al contexto; sin desestimar el ámbito profesional y formal.