Partes de una carta formal

Estructurar un documento es parte esencial para cumplir a cabalidad con un objetivo previamente planteado. El orden de las ideas y requerimientos debe ser lo mejor posible, buscando proporcionar una cómoda lectura. Estas cartas buscan establecer comunicación entre dos partes quienes buscan concretar una solicitud o pedido determinado.

De igual forma, la estructura convencional también es aplicable con otros tipos de documentos o cartas. No obstante, es recomendable utilizar un borrador antes de concretar o finalizar el objetivo principal del texto.

La intención de las partes o elementos de una carta busca proporcionarle una cómoda lectura al destinatario. Por ello, verás a continuación el orden de la redacción para estructurar una carta de carácter formal.

Formato de una carta formal

La estructura de un documento formal debe ser lo mejor posible para traer consigo resultados favorables. Por ello, te exhibiremos a continuación un formato convencional donde se especifican las partes de una carta de carácter formal:

Partes de una carta formal

Estos segmentos son la más apropiada guía para llevar a cabo una carta correspondiente al ámbito laboral o comercial. El límite de líneas está especificado en cada renglón, excepto en los parágrafos concretos donde no se requieren líneas extensas, como lo son el membrete, el destinatario, la fecha y firma.

No obstante, cada renglón puede variar en cuanto a su límite de líneas o espacios refiere, dependiendo del contexto previamente planteado.

Características de cada una de las partes de la carta formal

Los documentos escritos presentan diferentes peculiaridades y características en el proceso de elaboración. No obstante, existen diferentes formatos que han sido calificados y considerados como convencionales para llevar a cabo su estructura. Los pasos y asesoramientos establecidos por expertos en el área sugieren utilizar la siguiente estructura elemental, sin extender en demasía su contenido específico:

Membrete

El primer elemento que se debe considerar al momento de redactar un documento formal es su membrete. Esta sección de encarga de responder la interrogante de quién suscribe el documento.

Por ello, este renglón especifica los datos del remitente; bien sea persona natural o persona jurídica, junto con sus datos respectivos para establecer contacto (número de teléfono, fax o dirección de correo electrónico).

El membrete es comúnmente utilizado en cartas elaboradas con fines empresariales o comerciales. Su ubicación en la carta limita a la parte superior central de la hoja; aunque este parámetro posee variantes de acuerdo a los diferentes formatos que se pueden hallar en libros y en esta web.

Destinatario

En el ámbito empresarial, es indispensable colocar los datos de la persona a la que va dirigida el documento formal. La razón por la que este paso es requerimiento esencial, es por la gran cantidad de cartas que no son respondidas; dejando al remitente con altas expectativas que a la larga suelen ser inútiles.

Cuando no se identifica al destinatario en la carta, existe una alta probabilidad de que el lector sea la persona menos indicada para hacerse cargo de ella. Lo ideal es calificar a un individuo con alto rango o competencia.

En este sentido, no siempre es necesario nombrar a la persona a la que se destina la carta; pues con mencionar su cargo o rol dentro de la organización basta. Este renglón suele ir ubicado en la parte izquierda o derecha de la hoja, posterior al membrete.

Fecha

Los documentos formales con carácter de urgencia suelen entregarse de forma inmediata posterior a su elaboración. Sin embargo, cuando el motivo de la carta no posee estas características, en ocasiones se subestima la fecha en que se elaboró.

Por esta razón, no se debe caer en el error de redactar una carta formal sin colocar el nombre de la ciudad o región donde se reseña junto a su respectiva fecha. Asimismo, es necesario subrayar que, de aparecer el lugar dentro del membrete, no hace falta volver a colocarlo en este caso.

Encabezamiento

La cortesía es, indudablemente, parte elemental de una carta formal. Al momento de redactar un documento de esta categoría, se debe colocar una frase seguida de dos puntos. Por lo general, es importante colocar una frase corta pero correspondiente al ámbito laboral. Por ejemplo:

  • Estimado:
  • Presidente:
  • A quien corresponda:  
  • Por medio de la presente:
  • Honorable:
  • Distinguido:

Aquí tienes una lista con 50 saludos para cartas formales

Este dato se complementa de acuerdo a la importancia del cargo que desempeñe el destinatario. Las formas de saludar en una carta formal son bastante variadas y dependen del contexto. No se debe subestimar colocar la frase o palabra del encabezado seguida de dos puntos y no de una coma.

Introducción

Al igual que los textos narrativos y demás instrumentos particulares, la introducción en una carta formal tiene como objetivo proporcionar un contexto lo más agradable y sociable posible. Para ello, es importante considerar una buena inducción al tema o motivo, donde la utilización de los términos y descripción del ambiente generan una lectura cómoda, precisa y concisa.

La fase de la introducción se considera innecesaria cuando el remitente ya ha establecido contacto con el destinatario por medio de conversaciones escritas previas.

Cuerpo

El cuerpo de una carta busca responder la interrogante del motivo o razón por la que se expone el documento. El asunto central de la carta formal debe responderse de manera clara dentro de este párrafo, con datos e información lo suficientemente necesarias para el lector o destinatario.

En este renglón, se exponen causas relacionadas a un pedido, sugerencia, invitación, referencia, agradecimiento, observación, entre otras.

Lo ideal en este caso, es redactar las razones que llevan a la elaboración del texto, sin ser demasiado breve pero tampoco extenso. Luego, es necesario recalcar dicho contexto para pasar al siguiente espacio.

Despedida

Al finalizar la redacción del contenido principal de la carta, se debe englobar un gran aspecto como lo es la expresión de respeto y gratitud, buscando de esta forma una despedida cordial.

Para llevar a cabo la despedida en una carta de este tipo, es recomendable emplear los términos en tercera persona, evitando de esta forma la expresión coloquial; impropia de una conversación escrita formal.

Aquí tienes una lista con 66 despedidas diferentes para cartas formales

Es adecuado colocar, por ejemplo, expresiones como “Le saluda” o “Atentamente le saluda” y no “Te saluda” o “Atentamente te saluda”. El empleo de la primera persona en estos documentos ocasiona malas impresiones.

Firma

La ausencia de una firma en un documento formal suele causar sospechas sobre la veracidad del mismo. Por esta razón, no se debe desestimar emplear los datos del remitente (nombre, apellido, cargo y firma). Este requisito es indispensable para darle credibilidad al documento y, efectivamente, a sus respectivos motivos.

El emisor del mensaje debe tomar en consideración cada una de las partes que deben emplearse en el documento, cuya intención es obtener una respuesta rápida y aprobatoria.

Elemento opcional

En las cartas formales se hace uso de un complemento llamado posdata, cuyo objetivo es concretar el final o cierre de las mismas.

Este elemento se puede utilizar siempre y cuando no desmejore la calidad y estructura del documento, pues se trata de un texto corto y preciso. Generalmente, la sección de la posdata es opcional dentro del cierre del documento formal, siendo utilizado formalmente cuando existe confianza o cercanía entre el remitente y el destinatario.

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