En el ámbito comercial u organizacional es muy frecuente tratar e implementar cartas responsivas; cuya finalidad es relacionar respuesta alguna sobre un contexto específico en el que existe una delegación de funciones. Por regla general, las cartas responsivas se utilizan para delegar funciones o responsabilidades en situaciones determinadas. Asimismo, una carta responsiva es aquella donde una persona delega alguna responsabilidad sobre un tercero.
A este tipo de cartas también se le conoce como cartas o documentos de permiso. La correspondencia en este caso busca preservar la ausencia y de una persona y la responsabilidad u obligación de otra. La función que se aplica a este documento es muy similar a la carta de poder simple, pero con ciertas peculiaridades que se pueden hallar a continuación.
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Funciones de la carta responsiva
La utilidad de este instrumento puede variar dependiendo del contexto y lugar en el que se elabore. Es resumidas cuentas, la carta responsiva cumple como aval de una responsabilidad aceptada u otorgada sobre una actividad concreta; entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:
- Argumentar o exponer condiciones sobre una persona que recibe una responsabilidad legal o civil, con o sin previo aviso.
- Argumentar en forma de respuesta ante la autorización o permiso que recibe un empleado para prestar determinado servicio.
- Aceptación y disponibilidad de consecuencias sobre algún contrato; como la adquisición de un vehículo, por ejemplo.
- Aceptar términos y condiciones en situaciones comprometidas, como es el caso de las relaciones bancarias o comerciales.
- Aceptación de responsabilidades en un caso o hecho determinado. Este caso aplica a las acciones cometidas en la prestación de un servicio.
- Aceptación de responsabilidades sobre el cuidado y bienestar de una persona, bien sea menor de edad o discapacitada.
- Aceptar y argumentar obligaciones sobre una actividad pública, siendo un ejemplo común las obras de construcción o el empleo de los recursos en lugares públicos.
- Sugerir respuestas en relación a un tema mencionado con anterioridad.
- Generar condiciones bajo el sustento de un préstamo.
- Evidenciar incumplimiento o fallas en un contrato acordado con anterioridad.
- Asumir responsabilidad alguna sobre aspectos relacionados a la sociedad civil.
Tipos de carta responsiva
La destinación de una carta de esta índole se puede implementar de acuerdo al contexto en el que se solicita o se otorga el permiso. Por lo tanto, el texto que se especifica en estas cartas deja en evidencia la autorización que permite realizar representaciones. Para ello, es necesario conocer los posibles escenarios donde se hace uso de este instrumento.
- Carta responsiva de equipo de trabajo: este tipo de documentos se adaptan a la necesidad de personas que acceden a un nuevo puesto o cargo laboral. Por ello, este instrumento de utiliza con la finalidad de solicitar aparatos funcionales para desempeñar exitosamente su cargo. La carta responsiva laboral es comúnmente elaborada en contextos relacionados a la albañilería y construcción, fábricas o plantas de diferentes índoles, instalaciones empresariales estrechas, entre otras.
Por lo general, no siempre es un trabajador el que solicita hacer uso de este equipo, pues los clientes también gozan de este beneficio. La carta responsiva laboral también consiste en condiciones y equipamiento en perfecto estado para cumplir a cabalidad con una labor determinada.
- Carta responsiva vehicular: en el caso de las sucesiones de un vehículo, las cartas responsivas también son una herramienta apta para otorgar dicha responsabilidad a un tercero.
Este tipo de documentos es frecuentado por personas que buscan alquilar un vehículo o ceder o permitir que un tercero haga uso de tal atribución en determinada circunstancia. En este documento se exime todo uso indebido referente al auto; en este caso los accidentes o multas.
Un vehículo también puede formar parte del equipo que se requiere para ejecutar determinada labor; al igual que la especificación anterior.
- Carta responsiva de compraventa vehicular: en este caso, el documento legal formaliza la responsabilidad y riesgo que posee un comprador al adquirir un vehículo de segunda mano; reseñando su compromiso a pagar cualquier desperfecto que tenga posterior a su compra.
El documento le cede responsabilidad al comprador y exime de todo riesgo o compromiso al vendedor. Además, el nuevo dueño del vehículo, de acuerdo a lo expuesto en la carta responsiva de compraventa vehicular, deberá pagar cualquier defecto que posea el auto y las responsabilidades tanto penales como civiles; de haberlas por supuesto.
- Carta responsiva para un menor de edad: es un documento de carácter legal que consiste en otorgarle el permiso a una persona responsable o tutor para tomar potestad o custodia de un menor bajo el consentimiento de la ley; de acuerdo al país donde se redacte el archivo.
La carta responsiva de esta característica autoriza a una persona para hacerse con la custodia de un menor con fines vacacionales, académicos, deportivos, viajes personales y demás.
De igual manera, no solo es necesario contar con la firma del autorizado sino también de los representantes, padres o tutores del infante; siendo un requisito obligatorio. A este documento también se le conoce popularmente como Carta responsiva escolar.
- Carta responsiva de trabajo: también conocida como carta laboral, es un documento explícito que establece de manera clara y precisa el permiso que gestiona una organización para permitir u otorgar el acceso de un menor de edad a un cargo laboral. Todo bajo el margen de la ley y el consentimiento de los padres. Las personas con altos niveles o jerarquía dentro de una empresa permiten la utilidad de este documento; puesto que ello puede traer riesgos o consecuencias.
De esta forma, también es viable hacer uso de estas cartas cuando una persona discapacitada prestará sus servicios en una organización específica bajo una ley que le proteja.
Elementos que conforman una carta responsiva
Al igual que muchos documentos de diferente índole, las cartas responsivas buscan manifestar un mensaje en determinado contexto siguiendo una estructura eficiente y profesional. El orden de una carta responsiva es el siguiente:
- Inicio: la parte inicial de una carta responsiva consiste en colocar los elementos primordiales que la caracterizan; tales como:
- Los datos personales del destinatario, bien sea persona natural o persona jurídica.
- El membrete, donde se especifica el lugar y fecha de reseña o elaboración exacta del formato.
- Una breve introducción donde se especifique un resumen sobre el tema a tratar en el documento y el respectivo objetivo.
- Cuerpo: es la parte esencial del documento, donde se exponen de manera explicita los motivos o razones que llevan a su elaboración. Entre esas razones se pueden hallar:
- Cartas responsivas con fines de equipo de trabajo.
- Cartas responsivas con fines de trámites vehiculares.
- Cartas responsivas con fines de compras o ventas de automóviles.
- Cartas responsivas con fines de autorizaciones para menores de edad.
- Cartas responsivas con fines laborales.
Lo más importante de este punto es aclarar las obligaciones u atribuciones de la persona que autoriza y la que recibe el permiso. Esto por medio de explicaciones precisas.
- Final: la conclusión del documento no debe ser larga pero tampoco muy breve. En este espacio, es indispensable colocar una buena frase que englobe el contexto antes citado y una buena despedida, donde la cordialidad y formalidad no pasen desapercibidas por supuesto.
