Características de la carta formal

Aprender a escribir documentos de carácter formal puede ser complicado si no se toman en consideración diversos factores en su estructura. Sin embargo, por medio de los siguientes textos aprenderás a calificar los elementos y características al momento de reseñar una carta formal; instrumento destinado a la relación interpersonal cuyo fin es tratar informaciones con lenguaje e índole formal.

La comunicación que se puede establecer por medio de instrumentos escritos tiene como finalidad llevar a cabo mensajes en un determinado contexto. En el caso de las cartas formales no es la excepción. Este documento es fundamental para tratar temas relacionados al comercio, negocios, fundamentos contables, asuntos gubernamentales, entre otros.

El contexto que se puede englobar en esta carta varía dependiendo del objetivo que persiga el remitente o interesado.

Características y aspectos de la carta formal

La comunicación escrita posee elementos que no se deben desestimar al emitir un documento de carácter privado; especialmente cuando se espera obtener una aprobación o respuesta inmediata. No obstante, verás a continuación las características fundamentales que deben reseñarse en una carta formal.

Párrafos cortos

El ámbito de la correspondencia requiere de algo más que solo redacción o formalidad. Cuando se suscribe un documento formal, al igual que otros similares, es indispensable utilizar frases y párrafos cortos. Ello con el fin de evitar cansar la lectura de la persona encargada de calificar la carta.

Un abultado párrafo puede desestimar el documento, en algunos casos, a primera vista puesto que desanima al lector a seguir considerando el objetivo. La idea es centrar la idea de principio a fin por medio de párrafos cortos.

Lenguaje formal

El proceso de elaboración de una carta formal requiere de frases formales, pero a la vez legibles y entendibles; es decir, no debe poseer frases coloquiales ni complicadas.

El objetivo de esta característica es proporcionarle al lector la posibilidad de interpretar las líneas cómodamente por medio de palabras correctas. Una mala elección de los términos puede traer consigo resultados desfavorables.

Por ello, la claridad semántica puede transmitir en primera instancia el objetivo de la carta sin que surjan malas interpretaciones.

Ortografía y redacción

Como todo archivo de correspondencia, la carta formal debe incluir en su reseña una impecable ortografía y correcta redacción en cuanto a la escritura y estructuración de los textos e ideas refiere.

Los errores de gramática pueden causar mala impresión a primera vista, haciendo que el documento pierda completamente su valor y motivo inclusive. El vocabulario que se utiliza en este tipo de documentos puede variar dependiendo del tema que se expone en el mismo.

Brevedad

La información que suministra una carta de formalidad tiene que ser lo más breve posible, tomando en cuenta un factor importante: el lector no perderá el tiempo leyendo un instrumento con abultada redacción y poca información relevante. Ser lo más claro y breve posible es el objetivo de esta característica.

Sin embargo, ello no significa que el texto deberá quedar completamente corto, pues la carta formal se elabora con fines institucionales que requieren de suficiente argumento, sin adicionales por supuesto.

Estilo de la escritura

El estilo de la carta formal debe ser lo más sencillo posible, buscando con ello que el lector puede tener una buena comprensión, sin necesidad de hacer uso del diccionario debido al alto número de palabras rebuscadas.

Un estilo complicado puede confundir notablemente al lector y tiende a causar malas interpretaciones de forma inconsciente. El lenguaje informal es inadecuado para tratar temas referentes al ámbito comercial o gubernamental. Como se citó anteriormente, es necesario utilizar un lenguaje formal y sencillo, donde no se evidencie el estilo coloquial; usado comúnmente en documentos donde el remitente y destinatario poseen confianza absoluta.

El lenguaje utilizado es completamente natural y se utiliza en función del tema tratado en la carta, sin desestimar la formalidad que se le dirige al destinatario.

Precisión

La brevedad es fundamental en este tipo de archivos. Sin embargo, la precisión es determinante en la redacción de cartas formales. Cuando se habla de precisión se habla de ser específicos en el documento, donde se busca tratar un único objetivo sin alternos al mismo.

En este renglón es importante no acotar detalles irrelevantes que distraigan la comprensión del objetivo central.

Cordialidad

La educación es un aspecto fundamental dentro del marco laboral y personal. Elaborar una carta con ausencia de respeto y cordialidad puede causar muy mala impresión. La falta de ética en estos archivos puede desestimar la evaluación del mismo.

La falta de cordialidad en una carta de carácter formal puede causar efectos negativos; todo lo opuesto a lo que se quiere lograr. La idea es tratar al remitente con el mayor respeto y educación posible.

Empleo de la tercera persona

El abuso de la expresión coloquial, al igual que el renglón anterior, puede provocar efectos contrarios en la carta. Por ello, es recomendable utilizar expresiones en tercera persona al comenzar el escrito de cada párrafo.

No es positivo colocar, por ejemplo, expresiones como “Te expreso”, “Te digo”, “Te propongo” o “Te sugiero”. En cambio, es válido escribir “Le expreso”, “Le digo”, “Le propongo” o “Le sugiero”.

No significa que el empleo de la primera persona sea irrespetuoso, pero no se debe abusar de su utilidad puesto que es una carta de carácter formal. Aunque no es un requisito obligatorio, se sugiere hacer uso de la tercera persona para causar buena impresión a primera instancia.

Carácter informativo

El objetivo de estos documentos es informar detalles de carácter relevante en un contexto determinado. De igual forma, la información suministrada consiste en informarle o notificarle aspectos de vital importancia al encargado de verificar la carta de carácter formal.

Nombramientos

En este renglón es importante recalcar el uso de los nombramientos en la carta. Este elemento siempre debe estar presente en el documento y su mención debe estar clara antes de colocarla. Aunque el nombre del destinatario se coloca normalmente al principio del escrito, no se puede desestimar la importancia de su mención puesto que posterior a ello vendrán solicitudes por parte del mismo.

Empleo de la información

Informar sobre todo lo que se va a tratar en el instrumento es fundamental tomando en cuenta el nivel de relevancia del contexto específico.

Los detalles pertinentes se sugieren no ser muy extensos, pero si suficientes para que la carta valga la pena, por parte del calificador, ser evaluada. Este medio de comunicación consiste en expresar ideas y temáticas lo más precisas y claras posibles. De igual manera, el empleo de la información es aplicable al igual que la estructura del texto; siguiendo un orden y una jerarquía sobre condiciones establecidas en un contexto determinado.

Elementos que componen la carta formal

Cuando se escribe una carta se debe respetar la jerarquización de la misma, evitando caer en una redacción desorganizada. Por ello, el orden de la carta se lleva por medio de una estructura adecuada que se adapta a los fines de la formalidad. La jerarquía de la carta formal es la siguiente:

  1. Fecha y lugar en el que se suscribe el instrumento
  2. Nombre del destinatario (persona natural o persona jurídica)
  3. Saludo cordial
  4. Introducción
  5. Cuerpo u objetivo de la carta
  6. Despedida o cierre
  7. Firma
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