En el ámbito administrativo y laboral, las cartas de renuncia son uno de los documentos más habituales tomando en consideración diferentes contextos que llevan a su elaboración. Este tipo de escritos expone las causas o motivos por los que un empleado se aparta de sus labores en una organización determinada. De igual forma, explica si su retiro laboral es justificado o injustificado.
A lo largo de este artículo veremos la forma correcta de redactar una carta de renuncia, teniendo como guía información relevante sobre su definición, el tiempo estimado de anticipación, la utilidad que posee dentro del campo laboral y los respectivos segmentos que la jerarquizan.
Este escrito es importante puesto que determina causas referentes o ajenas a la empresa donde un trabajador presta sus servicios y las medidas que ello implica, de acuerdo a las diferentes legislaciones.
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Carta de renuncia voluntaria
Por lo general, este documento se elabora voluntariamente. Cuando un empleado decide renunciar a su puesto de trabajo, y nadie le obliga a abandonar su cargo, la renuncia es voluntaria.
La inconformidad del trabajador no puede, de cualquier manera, determinar si su renuncia es justificada o no. Sin embargo, una causa injustificada en este tipo de casos se puede dar cuando el empleado:
- Renuncia cuando se le necesita más por las labores que requieren de su desempeño.
- Deja una vacante al abandonar su puesto sin razón alguna.
- Se marcha a una empresa partícipe de la competencia.
- Abandona su puesto sin cumplir con los parámetros del preaviso.
Lo ideal es presentar una renuncia voluntaria limpia, sin aspectos mal vistos como los mencionados anteriormente. Para ello es importante tomar en cuenta el tiempo de preaviso, también conocido como anticipación.
Anticipación
El tiempo estimado que un trabajador determina antes de renunciar voluntariamente a su cargo laboral no debe pasar desapercibido previamente a la elaboración del documento de renuncia. Ello debido a que las renuncias sin tiempo de preaviso pueden ser muy mal vistas por parte de las organizaciones donde se presta un servicio.
Por esta razón, el empleado debe anticipar su renuncia dependiendo de su estadía en el cargo. Este aspecto también depende de las normativas de legislación laboral del país donde se elabore el documento de renuncia. Por ejemplo:
En Venezuela:
Si posee al menos un (1) mes o menos en el mismo puesto, el trabajador debe anticipar su renuncia siete (7) días antes. Si posee al menos seis (6) meses en el cargo, debe anticiparse quince (15) días. Si sobrepasa los doce (12) meses, el trabajador debe notificar treinta (30) días antes de renunciar.
En Colombia:
No es necesario establecer ningún tipo de preaviso para renunciar a un puesto de trabajo. Asimismo, el empleado no corre ningún riesgo de ser demandado ni tener que pagar una multa por apartarse de sus labores sin previo aviso.
En Perú:
De acuerdo a las leyes del país latino, el trabajador debe notificar con treinta (30) días de anticipación.
En Chile:
Al igual que su país vecino, Chile solicita a sus empleados notificar treinta (30) días antes la exhibición de la carta de renuncia. Asimismo, se puede acordar una exoneración con la empresa contratante.
En Argentina:
De acuerdo a sus leyes, los empleados deben alertar sobre sus renuncias con quince (15) días de anticipación para evitar caer en indemnizaciones.
En México:
De acuerdo a sus normativas, los trabajadores deben alertar sobre sus renuncias con treinta (30) días de anticipación.
En España:
De acuerdo a sus leyes del país europeo, los trabajadores deben alertar sobre sus renuncias con quince (15) días previos.
La notificación anticipada siempre debe redactarse antes de presentar la renuncia voluntaria. Esto para evitar malos entendidos y para llevar a cabo, de ser necesario, algún tipo de indemnización.
Elementos que conforman una carta de renuncia
La carta de renuncia debe estructurarse entre, máximo, cuatro (4) párrafos y se debe imprimir en una hoja tamaño carta. Para lograr captar al lector, el tipo de letra recomendado para estos documentos debe ser el Times New Roman, tamaño 12, sin desestimar la justificación de las líneas. Los segmentos convencionales que deben colocarse en este documento son los siguientes:
- Lugar y fecha: es indispensable colocar el lugar y la fecha donde se suscribe la carta. Debe ubicarse en la parte superior izquierda. Es indispensable en este contexto datar el documento puesto que puede servir como aval en caso de irregularidades legales o multas presentadas por parte del ente donde el empleado prestó servicios.
- Identificación del remitente: datos completos como el nombre y apellidos, lugar de residencia y teléfono de contacto personal. Es opcional colocar el cargo que desempeña en la organización donde está pronto a renunciar.
- Identificación del destinatario: datos completos de la persona natural o jurídica hacia la que se dirige la carta de renuncia. Es opcional colocar la mayor cantidad de datos posibles puesto que ello garantiza que la carta no será leída por la persona menos calificada para ello.
- Saludo cordial: es recomendable dirigirse con respeto y cordialidad al destinatario colocando su nombre y apellido antes de iniciar el texto, si se le conoce por supuesto. En el caso contrario, se puede utilizar la frase protocolar “A quien corresponda”. Es importante hacer uso de los dos puntos y no de una coma luego de colocar dicha frase.
Por ejemplo: es válido colocar “A quien corresponda:” y no “A quien corresponda,”.
- Introducción: se debe hacer mención sobre la renuncia que el empleado a decidido presentar, sin que sea necesario indicar los motivos o razones principales. De igual forma, es un aspecto opcional que queda a criterio del redactor.
- Cuerpo del texto: en esta sección se debe notificar sobre la posible fecha en la que el empleado abandonará su actual cargo. Es recomendable que el trabajador se comprometa a finalizar sus asignaciones pendientes antes de apartarse de sus labores para que dicho documento no sea cause mala impresión.
En este caso, es conveniente sostenerse sobre alguna ley o normativa que refiera al apartado de los cargos laborales y los propósitos de renuncia, para así tener un mejor amparo al momento de exhibir el documento.
Es opcional ofrecerse como voluntario en la selección de un nuevo miembro para cubrir la vacante dejada por el empleado próximo a renunciar.
- Cierre: en este párrafo el empleado debe agradecer cordialmente la oportunidad que le ha otorgado el dueño o responsable de la empresa para desempeñarse y prestar servicios. De ser necesario, el trabajador puede acordar o mantener una buena relación con quien será su exjefe, tomando en consideración que puede necesitar del mismo alguna referencia laboral en el futuro.
- Despedida: para finalizar, el redactor debe incluir una frase de despedida breve pero cordial de la manera más corriente posible.
Por ejemplo: Me despido cordialmente, Un cordial saludo, Atentamente, Me despido respetuosamente.
- Firma: para validar toda la información expuesta, es necesario firmar correctamente el documento. Ello para evitar irregularidades legales.
Para ello, es recomendable utilizar la misma firma, o similar, a la que aparece en el documento de identidad nacional. También se pueden colocar los datos completos del remitente. Este último aspecto se puede ubicar en la parte inferior izquierda de la hoja.